こんにちは、エコデザインのハヤカワです😃
会社組織で働いていると、こんなことを感じるのって日常茶飯事ですよね。
- ここがこうなっていたら便利なのに
- どうしてこんな古いシステムを使い続けているんだろう
- 必ずしもこの人を通す必要性ないと思うんだけどな
- この制度いる？🤔
そこで、当社では「職場改善委員会」と称して、小さなことでもいいからどんどん会社を善くしていこう！ という活動を行っています。
目次
職場改善委員会とは
職場改善委員会というのは、日頃働いている中で感じている「ちょっとした要望」「小さな改善案」を拾い上げて、迅速に改善を進めていこうという活動です。
委員会は少人数かつ短時間で行い、委員会権限でどんどんOKまたはNGを出していきます。大きな費用や転換が伴うものでない限りは、部長権限でNG、役員権限でNGとはしません。それをしてしまうと、小さな改善のスピード感が損なわれるからです。
まずは実行してみなければ始まらない
本当に必要な改善ならば、今すぐにでも実行したほうがよいものと考え、まずは実行してみる。実行しながら状況を見て、必要に応じて方向転換したり、撤回したりする。その繰り返しになります。
大きな費用やシステム的に著しい転換が伴うような意見が通った場合には、社長に直接相談します。
事前準備、意見集め
管理担当者を置く
まずは委員会の担当者を置きます。一人でもいいですし、複数人で回してもいいと思います。
担当者のやることは、上がってきた意見をまとめておくことと、進捗確認です。
委員会で通った意見の規模感によっては、担当者が自ら改善を実行することもあると思います。
また、年に何円まで使ってよいかの予算確保も行います。
匿名の意見箱を設ける：マシュマロ
まずは意見箱を設けます。意見箱は必ず匿名にし、できれば電子データ上で完結できるようにします。
匿名でなければ出しづらい意見も出してほしいというのと、手書きだと筆跡から誰が書いたか判断しやすくなってしまうという理由があります。
当社では、この匿名意見箱システムとしてマシュマロを採用しています。
マシュマロは、主にTwitterアカウントと紐づけて使用される、匿名メッセージ送信用のサービスです。
Twitterアカウントをお持ちの方であれば、外部アプリとして登録してすぐに使い始めることができます。Twitterアカウントをお持ちでない場合でも、メールアドレスからアカウントの作成が可能です。
もちろん、マシュマロを使わなくても、Google フォームを利用するなどの方法があります。
ただし、匿名化するためには、メールアドレスを収集しないようにするなど、設定に注意してください。
進捗管理：スプレッドシート
出た意見と、それぞれの進捗の管理はGoogle スプレッドシートで行っています。
当社はマシュマロを使っているので、意見はスプレッドシートへ手動でコピペしていますが、Google フォームを使う場合にはスプレッドシートへの転記も自動化できますね！
管理している項目はざっくり「意見の本文」「OKかNGか」「改善の実行状況」の3列のみです。
意見からは特徴を消して、匿名性を高めておく
ここで注意してほしいのが、上がってきた意見から可能な限り文章の癖を省き、誰が書いたか分からないようにして匿名性を高める工夫です。
人は誰しも、書く文章にかなり個々の癖・特徴を持っています。なので、句読点の有無・種類を統一したり、「です、ます」を「である」に統一したり（逆も可）などの工夫で、癖・特徴を消してあげて、匿名性を高めてあげましょう。
大切なのは「誰から出た意見か」ではなくて、「意見そのものの意義」です。
ただし、あくまで誰か書いたか分からないようにするだけで、決して意見の内容自体は勝手に改変しないように！
それをやってしまっては担当者失格です。
建設的でない個人攻撃が出てきたら注意
ただし、個人攻撃としか思えない意見が出てきたら、話は別です。
職場改善委員会の権限に収まり切れない、大きな問題が会社の陰に潜んでいるかもしれません。
その意見は本当に適切な意見なのか？ そもそもどうして攻撃的な意見が出てきたのか？ その背後にある真の問題はどこに潜んでいるのか？ 誰かが人知れず悩んでいるかもしれない？
担当者一人でどうにかなる問題ではないかもしれないので、水面下で人事担当者などに相談してみましょう。
周知：知られていなければ意味がない
ここまでできたら、その存在を全社的に周知しましょう。
当社ではGoogle サイト上に会社用のポータルを設置しており、そちらへリンクを貼りつけてあります。
しかし、これだけでは全く周知になっていませんので、チャットワークでも周知を出します。
…いやいや、それでもまだ周知としては足りていません。
これに加えて、朝礼などの口頭で強制的に全員に伝わる場でも周知を行いましょう。
管理してる担当者自身もどんどん意見を出す
意見は、ただ待っているだけでは集まりません。
管理している担当者自身もどんどん意見を出していきましょう。
口頭で出たボンヤリ意見もできるだけ拾う
マシュマロやフォームを用意しても、そこに投稿してもらうのは結構ハードルが高かったりするのが現実です。
頭では考えていても、実際にそれを文章化するのは気が引ける。そういうこともあります。それに、考えた次の瞬間には他の業務のことに頭が切り替わって、そのまま忘れてしまうことも多いものですね。
そこで、周囲の社員から仕事中やランチ中の雑談中に出てきた、ボンヤリとした口頭の意見も、可能な限りメモしておき、代理で匿名の意見として項目を立てるようにするのです。
職場改善委員会の開催
準備ができたら、実際に開催しましょう。
委員会は少人数で：3～4人が目安
有意義な議論のためには、参加者が少人数であるべきとされています。
あまり人数が増えると、当事者意識が薄れますし、意見を出しづらい空気になりやすいです。
できれば3～4人くらいの少人数で行えるといいですね。
メンバーは可能な限り平社員で構成し、入れ替える
部長格や役員など、あまり立場の強い人が参加してしまうと、意見を出しづらくなる傾向が出やすいです。できれば平社員で揃えたいところですね。
ただ、会社のフラット感によっては部長格・役員メンバーにたまに参加してもらうのも良いと思います。部長や役員に比較的気楽に意見を出せる、風通しの良い会社であることが前提となってしまいますが。
1回あたりの開催時間は？
15分～30分程度と、短くてOKと考えています。
あまり長くなると議論がグダグダしてきます。また、そもそも長い時間をかけて議論しなければならないような深く重い内容であれば、別途機会を設けてきっちりと話し合うべきかと思います。
ただし、これは出てきた意見の量に応じて調整してくださいね。意見がいっぱい出てきているようであれば、1～2時間くらいはかけることになるかもしれません。
まずは一回委員会を開いてみて、その次から調整してみましょう。
頻度はどの程度か？
これも開催時間と同じで、意見の量や重さに応じて変わってきます。
当社では暫定的に月に1回程度としています。
実際の改善例
- 玄関・階段の電球を、もっとルクスの高いものに変えてほしい（明るい玄関が良い）
- →明るいものに変えた。
- インフルエンザ等の予防接種の費用負担があるとうれしい
- →予防接種の費用負担制度を開始。
- 眠い時の仮眠を推奨する制度がほしい
- →事務室か離れプレハブなど、来客時には目につかない場所であればOKとする。
- 来客時のお茶出し業務をなくしたい（簡略化したい）。缶のお茶を常備しておいてそれを出したらどうか
- →ペットボトルと缶のお茶を常備し、夏は冷蔵庫で冷やし、冬は保温庫で温めておき、お客様に出すようにする。
おわりに
職場改善委員会の流れを説明してまいりました。
まずはやってみる。やってみてから更に改善していく。
これが基本思想となっています。
大きな会社ではなかなか難しい部分もあるかもしれませんが、読者の皆さんの会社でも、参考になる部分が少しでもあれば嬉しいです！🤗
（2020年10月1日：採用・職場に関する記事マークを記事に付与しました。）
（2020年8月6日：絵文字が文字化けしていたため、修正しました。）
