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Microsoft Teamsで実現する “いつでもどこでも” 職場改善委員会

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この記事は採用・職場に関する記事です。

こんにちは、エコデザインのハヤカワです😃

当社では「会社を少しずつ善くしていこう!」という意識の下に意見を募集して、それについて話し合う「職場改善委員会」という活動を月に1回ずつ行っていました。詳しくは下記の記事へ。

職場改善委員会とは? コツコツ小さな改善で会社を善くする、具体的な手法をご紹介 職場改善委員会とは?——コツコツ小さな改善で会社を善くする、具体的な手法をご紹介

(何気に人気記事です! ありがとうございます。)

 

でも、毎月1回ずつと決めてやっていると次のような課題にぶつかりがちです。

  • 他業務で忙しい方は参加見合わせになり、結果的に同じメンバーばかりになる
  • 限られた話し合い時間の中で意見がまとめられずに、結論が後回しになる
  • 参加者にとって詳しくない話題や興味のない話題に対しては、適切な解が出せない
  • 時間を決めて話し合うよりも思いついた時にすぐに提案して話し合った方が、話題がホットで有意義な場合がある
  • 結果は共有されるとはいえ、話し合いが閉じられた非公開の場であることの是非

 

そこで、誰でも、いつでも、どこからでも職場改善委員会の話し合いができるように、場所をリアルの会議室からMicrosoft Teams上に移してみました!

 

Teamsで職場改善

職場改善委員会チャネル

手順は簡単。職場改善委員会のチームまたはチャネルを作成し、あとは周知するだけです。

 

これで、すき間の時間に思いついたことを書いたり、読んだり、返信したり、いいねしたりできるようになりました😊

マシュマロは残します

Teamsは必ず発信者の名前が残るので、匿名の意見が出せるマシュマロは従来通り残しています。

Teamsからマシュマロにアクセスできます

名前を出して言いたい意見、名前が出ても出なくてもどちらでも構わない意見、名前を出したくない匿名意見。それぞれに意味があると思います!

焼きマロが来るのを恐れていては職場改善に繋がりません…!
(※焼きマロ:誹謗中傷や攻撃性のあるメッセージのこと。)

 

新規アイディア創出委員会の新設

そして、会社を善くするだけではなく、開発ももっと善くしようということで「新規アイディア創出委員会」なるチャネルも開設してみました。

新しい開発テーマや新規事業参入のアイディアなど、開発目線で会社を善くする項目を挙げてもらいます。

新規アイディア創出委員会

Teamsでは、数多くのファイルのプレビュー表示がそのまま可能なのが便利です!

また、Word, Excel, PowerPointといったOfficeファイルであればTeams上で複数人が同時に開いて同時編集ができるのが最大の強みではないでしょうか。添付ファイルを開いたまま議論を継続できてとても捗ります😎

 

Teams上でファイルを一緒に見ながらそのままTeamsの機能でビデオ通話も可能ですし、今の時代に沿った委員会の形が実現できたのではないでしょうか。

チャットワークではプレビュー(閲覧)できず逐一ダウンロードが必要だったTIFF画像もすぐ見られるのがTeamsは何気に良いと思っています。
 
あと、マシュマロも別窓を開かずに内蔵ブラウザでそのまま送れます!

 

おわりに

な、何だかとてもTeams推しの記事になってしまいました…。MS社の回し者ではないのでご安心を。

もちろん、Slackやチャットワークなどのプラットフォームでもだいたい同じように運営できると思います!
皆さんの組織に合う形でお試しください🤗